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财务档案装订机装订管理办法

发布日期:2019-09-15 10:34:27

 
财务档案装订机装订管理办法
财务档案装订机装订管理应参照我国《会计法》的规定执行。为统一规范我公司内部各单位财务档案装订管理,根据实际特点归纳为如下办法。
一、凭证装订
1、凭证应于每月20日前装订。财务人员应于每月结账后打印并拆分凭证,打印的凭证需经过复核并记帐。
2、原始单据应以左上角为准与打印的记账凭证对齐,折叠整齐并便于打开查阅,大小应不超过记帐凭证。
3、凭证中保留的原始单据应可支持会计分录记载的经济业务,合同、内部批示、验收单据等作为附件按顺序拆出并单独装订。
4、凭证不得跨月装订。一个月内凭证少的,可以一个月装订一本;一个月内凭证数量较多的,可装订成若干册。
5、装订凭证时将整理完毕的每本会计凭证加上封面和封底,并附包角纸包角。应装订凭证左上斜角,以将单据装订牢靠不掉页为宜。
6、装订成册的会计凭证封面上应注明单位名称、凭证起止日期、凭证册数、起讫号码。
7、填写完封面的成册凭证入凭证盒。凭证盒正面上应注明单位名称、凭证起止日期、凭证册数、起讫号码。凭证盒侧立面应注明单位名称、年月、本月册数、本盒册数、起讫号码。并在起讫号码下方用阿拉伯数字对本年度凭证盒连续编号。
8、会计凭证按凭证盒编号顺序存放,便于查阅。
二、附件装订
1、装订记账凭证时拆除的每张附件右上方应标注会计年度及月份、对应的记账凭证号。
2、纸张规格较大的附件应统一折叠为A4纸大小并便于打开查阅,规格较小的应以左上角对齐。
3、整本附件为A4纸大小,附帐簿封面和封底,并根据凭证号顺序自上而下排放,左上角斜角装订。
4、附件不得跨月装订。一个月内较少的,可以一个月装订一本;一个月内数量较多的,可装订成若干册;数量极少的可每个年度合并装订一次并加封皮。
5、封面上应标注单位名称、会计年月、本月册数及该本号数等。
三、帐簿装订
1、会计人员应于年度终了结账后打印年度帐。打印的年度帐簿应包括总帐、现金日记帐、银行日记帐、科目明细帐(包括辅助核算科目)。
2、打印的银行日记帐应包括银行存款一级至最末级明细科目日记帐。打印的科目明细帐应包括一级至最末级各级科目明细帐。存货类科目明细帐应打印数量金额式。
3、打印帐簿时应调整好格式,确保格式美观,数字清晰完整。
4、打印好的帐簿应附封面和封底,并按科目编码顺序自上而下排放,左侧面纵向装订。
5、总帐、日记帐、明细帐应分别装订。明细帐较多的可分多本装订并在帐簿封面标注(1/ n)…(n/ n)字样。
6、帐簿封面应标注单位名称、帐簿名称、会计年度等。
四、报表装订
1、财务报表:包括资产负债表、利润表。每年12月申报完毕后,应将全年1-12月报表按月份先后顺序并资产负债表后利润表、现金流量表顺序自上而下排放,报表上方居中装订。
2、国税纳税申报表:一般纳税人报表包括增值税纳税申报表一主二附,资产负债表及损益表,增值税专用发票汇总及明细表计5页,普通发票汇总表1页(或另附明细表4页),增值税专用发票、运输发票、固定资产等抵扣清单及附件,季度所得税纳税申报表等。小规模纳税人包括增值税纳税申报表及附列资料,季度所得税纳税申报表等。每年12月申报完毕后,应将全年1-12月报表按月份先后顺序并上述报表名称列示前后顺序自上而下排放,报表上方居中装订。
3、地税纳税申报表:包括电子缴库专用缴款书打印件,无应纳税(费)款申报书,个人所得税收申报表等。每年12月申报完毕后,应将全年1-12月报表按月份先后顺序自上而下排放,报表上方居中装订。同时注意各报表(及不同税种缴款书)在各月份的排放前后顺序应保持一致。电子缴库专用缴款书及无应纳税(费)款申报书只装订网络下载打印的第一页即可。个人所得税收申报表应附在个人所得税专用缴款书打印件后。
4、财政报表、统计报表、工商报表等:每年12月申报完毕后,应将全年1-12月报表按月份先后顺序自上而下排放,报表上方居中装订。各公司根据申报资料的不同,自行选择月份内报表的排放顺序,但各报表在各月份内的排放先后顺序应保持一致。
5、年度汇算清缴、财政决算、统计年报等:年度报表一般单独成册,可单独装订并与月度同类报表一并保存。
6、装订的报表无论原件复印件,都应为实际对外申报数据,应加盖过公司公章。
7、报表纸张规格较大的,应统一折叠为A4纸大小并便于打开,规格较小的应以上方为准居中对齐。横向报表应统一将表头方向朝右侧。
8、各公司根据报表数量不同可选择①:所有报表装订为一册(需根据上述各类报表列示先后顺序自上而下排放),或②:各类分别装订,或③:将国税类地税类合并为一册,将财政、统计、工商类合并为一册。以便于翻阅复制为宜。
9、报表装订时应附封面、封底。并在封面上标注单位名称、会计年度、报表名称等内容。
五、其他资料装订
1、其他申报资料应于申报时复制留存,待年度终了时分类装订。
2、各装订本统一为A4纸大小,内容较多的需在首页附序,列明报表的内容、接收单位及页码。
3、装订的资料应附封面、封底,封面上应标注单位名称、会计年月等。

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